Privacy Statement

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op Scouting.

Inhoudsopgave

Wat verandert er?

Alle organisaties in de EU, dus ook Scouting, moeten nadenken over en vastleggen welke persoonsgegevens van vrijwilligers en leden ze bewaren en hoe ze die beveiligen. De wet kent drie belangrijke thema’s:

  1. Het bewaren van persoonsgegevens
  2. Het beschermen van persoonsgegevens
  3. Het melden van datalekken melden bij de toezichthouder

Alle afspraken die een organisatie hierover maakt, moeten worden vastgelegd in een beleidsplan dat inzichtelijk is voor leden. Hiermee voldoe je aan de verplichting in de wet die voorschrijft dat je moet aantonen dat je aan de wetgeving voldoet. 

Scouts Online en het privacy statement van Scouting Nederland

Scouts Online is de administratieve applicatie van Scouting Nederland en wordt gebruikt door individuele leden in alle lagen van de organisatie. Het doel van Scouts Online is leden sneller te voorzien van de juiste informatie en om administratieve taken efficiënter te laten verlopen door de gegevens op één plaats op te slaan en voor de juiste personen beschikbaar te stellen. Met het persoonlijke Mijn Scouting-account krijgen leden toegang tot Scouts Online en andere online applicaties en websites.

Als je lid wilt worden van Scouting of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.

Als je eenmaal lid of relatie van Scouting bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van je groep, regio of vanuit Scouting Nederland. Wil je niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Ook Scouting Willem-Alexander Harmelen maakt gebruikt van Scouts Online. Door gebruik te maken van deze applicatie vallen wij onder het privacy statement van Scouting Nederland. Deze kun je vinden op: https://www.scouting.nl/privacy

Binnen Scouts Online hebben maar een beperkt aantal van onze vrijwilligers toegang tot je lidmaatschapsgegevens. Deze toegang wordt geregeld op basis van hun functie binnen Scouting Willem-Alexander Harmelen. Voor het overzicht van welke functie tot welke gegevens toegang heeft verwijzen wij graag naar bijlage 1 van dit document op de website van Scouting Nederland.

Lidmaatschap registratie

Nieuwe leden en vrijwilligers worden bij Scouting Willem-Alexander Harmelen aangemeld door middel van het invullen van ons inschrijfformulier. Met dit formulier verzamelen wij NAW gegevens van het nieuwe lid, een telefoonnummer, een email adres, contactgegevens van de ouder(s)/verzorger(s), de toestemming voor het plaatsen van foto’s (en soms filmpjes) en eventueel bankgegevens t.b.v. het periodiek versturen van de factuur voor het voldoen van de contributie. 

Nadat je het formulier digitaal hebt ingevuld en geprint lever je deze in bij de teamleider van het speltak. De teamleider zorgt er voor dat het formulier zo snel mogelijk bij gegevensbeheerder terecht komt. Dit formulier wordt door de gegevensbeheerder verwerkt in het landelijke ledenadministratie systeem ‘Scouts Online’. Leden kunnen zelf ook gebruik maken van Scouts Online en hier hun eigen gegevens inzien en wijzigen. Na registratie zal het inschrijfformulier worden vernietigd.

Gezondheidsformulier

Het gezondheidsformulier dien je eens per half jaar digitaal in te vullen en vervolgens te printen. Na het ondertekenen lever je deze in bij de teamleider van het speltak. Op dit gezondheidsformulier worden ‘bijzondere persoonsgegevens’ genoteerd zoals medicijngebruik en allergieën. Dit gezondheidsformulier is tijdens de opkomsten, activiteiten en kampen alleen in te zien door de leidinggevende welke belast is met de zorg rondom de gezondheid van de leden.

Aan het einde van het half jaar krijg je het gezondheidsformulier van ons retour. We ontvangen daarna graag een nieuw exemplaar welke voorzien is van de juiste gegevens. Ook dit nieuwe gezondheidsformulier is maximaal een half jaar geldig.

Via de teamleider van het speltak kun je altijd het verzoek indienen voor teruggave van het gezondheidsformulier. De teamleider zal hier binnen maximaal 2 weken gehoor aan geven.

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Alle vrijwilligers en 18+ leden van Scouting (Nederland) dienen in het bezit te zijn van een geldige VOG. Na ontvangst van het originele VOG zal de gegevensbeheerder deze verwerken in “Scouts Online” (administratiesysteem van Scouting Nederland). Vanuit wet en regelgeving is Scouting Willem-Alexander Harmelen verplicht om de VOG te bewaren gedurende de geldigheid van het document (op moment van schrijven 3 jaar). Bij het verlopen van de VOG of bij het beëindigen van het lidmaatschap zal dit formulier worden vernietigd.

Verwerkingen vertrouwenspersoon

Bij Scouting Willem-Alexander Harmelen is de groepsbegeleider tevens de vertrouwenspersoon van de groep. De mailbox groepsbegeleider@scoutingharmelen is alleen toegankelijk voor de vertrouwenspersoon. Wanneer de vertrouwenspersoon wordt benadert, dan wordt hier een verslaglegging van bijgehouden. Deze verslaglegging wordt opgeslagen in een OneNote op de OneDrive behorende bij het 365 account van de groepsbegeleider. Deze verslagen zijn vertrouwelijk en blijven in bezit van de vertrouwenspersoon. De verslagen die betrekking hebben tot de kinderen / ouders, blijven 3 jaar bewaard. De verslagen die betrekking hebben tot de leiding en vrijwilligers worden gedurende lidmaatschap bewaard. Bij het verlopen van de bewaartermijn of het beëindigen van het lidmaatschap zullen deze verslagen worden vernietigd.

De vertrouwenspersoon handelt op basis van “in veilige handen” van Scouting Nederland en op basis van het meldprotocol. Daarvoor kan indien nodig een selectie van de gegevens uit de verslagen gebruikt worden waarbij alleen zo veel mogelijk feitelijke informatie gebruikt worden welke van belang is voor uitvoering van het meldprotocol.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Willem-Alexander Harmelen binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden bij de secretaris. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen. 

Leden en vrijwilligers hebben ten allen tijde zelf zicht op de gegevens welke binnen “Scouts Online” zijn vastgelegd door in te loggen bij Scouts Online.

Datalek

Indien er sprake is van, of het een vermoeden van, een datalek dan wordt dit conform het protocol datalekken bewerkers van Scouting Nederland gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Omdat gegevens in basis geregistreerd worden in Scouts Online is Scouting Nederland de contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. Samen met de betrokken organisatieonderdelen worden de vervolgstappen besproken.

Communicatie per e-mail

Scouting Willem-Alexander Harmelen maar gebruik van Microsoft Office 365 voor non-profit organisaties. Microsoft voldoet aan de AVG. Hun privacy statement is hier te lezen. Om de e-mails te kunnen versturen zijn er binnen de 365 omgeving e-mail verzendlijsten aangemaakt. Deze zijn alleen toegankelijk voor 365 accounts van Scouting Willem-Alexander Harmelen. Alle speltakken en functies hebben een eigen e-mailadres en kunnen deze verzendlijsten zien en gebruiken. Deze verzendlijsten worden zijn in het beheer van onze webmaster. Bij het versturen van een e-mail naar meerdere ontvangers zal deze in het aan-veld gericht worden aan een @scoutingharmelen.nl e-mailadres met daarbij de overige ontvangers in de bcc.

Fotomateriaal en social media

In de nieuwe privacywet wordt niet specifiek beschreven wat wel en wat niet mag als het gaat om beeldmateriaal of fotogebruik. De wet beschrijft wél hoe moet worden omgegaan met beeldmateriaal als deze gebruikt worden voor identificatie met bijvoorbeeld biometrische gegevens, of als een foto een ‘bijzonder persoonsgegeven is’. Tegelijkertijd mag een foto niet standaard als bijzonder persoonsgegeven worden aangemerkt. De regelgeving over het gebruik van foto’s wordt verschillend verkondigd.

Wij gebruiken foto’s (en soms filmpjes) van de opkomsten en kampen voor onze website en op (social)media. Hierop is het jeugdlid mogelijk zichtbaar. Zoals aangegeven op het inschrijfformulier gaan wij er vanuit dat je hier geen bezwaar tegen hebt en vragen wij toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal voor deze doeleinden. Mocht je hier later toch bezwaar tegen hebben dan verzoeken wij dit aan de leiding kenbaar te maken. Wij zullen daar dan zoveel rekening mee houden. Om dit ook voor onze vrijwilligers nog werkbaar te houden verzoeken wij dat het lid hier zelf ook zicht op houdt en het aangeeft als er onverhoopt toch een foto is gemaakt waar hij/zij mogelijk ook duidelijk op te zien is.

Vernietiging persoonsgegevens

Het vernietigen van persoonsgegevens gebeurd bij het beëindigen van het lidmaatschap. De formulieren en documenten die (bijzondere) persoonsgegevens bevatten worden daarbij terug aan jou overhandigd. Tevens zal het lid uitgeschreven worden uit het landelijke ledenadministratie systeem ‘Scouts Online’.

Aanvullende documenten met persoonsgegevens

De speltakken maken gebruik van een document voor aanwezigheidsregistratie. Deze wordt samen met de gezondheidsformulieren in de speltak map bewaard. Daar naast wordt er voor de kampen en activiteiten gebruik gemaakt van een tijdelijke registratie van persoonsgegevens voor de duur van de activiteit. De opgeslagen gegevens bevatten voor- en achternaam, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer van de ouders. De persoonsgegevens die middels deze hulpmiddelen worden verwerkt, worden bewaard gedurende lidmaatschap. Na het beëindigen van het lidmaatschap worden alle tot de persoon herleidbare persoonsgegevens vernietigd.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen geen persoonsgegevens met derden. Mocht dit wel nodig zijn dan zal daar specifiek toestemming voor worden gevraagd. Een uitzondering daar op is het nachtregister tijdens kampen op Scouting Labelterreinen. In dat geval wordt alleen het Scouting lidnummer en de naam gedeeld.

Externe dataopslag

Binnen Scouting Willem-Alexander Harmelen maken we incidenteel ook gebruik van externe data opslag buiten onze 365 omgeving. Denk hierbij aan bijvoorbeeld registratie voor kampen, activiteiten en aanwezigheid. Wij maken daarbij alleen gebruik van dataopslag welke voldoet aan de AVG wetgeving. De privacy statements van deze externe data opslag is terug te lezen op hun eigen websites.